Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Anbieter und Geltungsbereich

1.1 Anbieter der Software „HausChat“ und der Website hauschat.de ist:

HausChat
Inhaber: Ali Hussein
Wilhelmsstraße 31
34117 Kassel
Deutschland
E-Mail: hallo@hauschat.de

(nachfolgend „wir“ oder „Anbieter“).

1.2 Diese Bedingungen gelten für die Nutzung von HausChat als Web-App, der Website hauschat.de und aller darüber angebotenen Funktionen durch Sie als Kunde sowie durch die von Ihnen berechtigten Mitarbeiter.

1.3 Angebot nur für Unternehmer. Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des §14 BGB, also an natürliche oder juristische Personen, die in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln – insbesondere Hausverwaltungen, WEG-, Miet- und Sondereigentumsverwaltungen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern (§13 BGB) ist nicht vorgesehen. Mit der Registrierung bestätigen Sie, dass Sie als Unternehmer handeln.

1.4 Abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, wir stimmen ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

1.5 Die Nutzung setzt Volljährigkeit voraus.

2. Was HausChat leistet

2.1 HausChat ist eine Software für die Kommunikation von Hausverwaltungen. Sie sammelt eingehende Nachrichten in einem gemeinsamen Eingang und hilft, sie zu verstehen, zu beantworten und aufzubewahren. Je nach Tarif und Freischaltung stellt HausChat bereit:

• einen Eingang für Post (eingescannte Briefe) und E-Mail aus Ihrem eigenen Postfach sowie – mit den Zusatzmodulen – für WhatsApp und Telefon,
• eine Zusammenfassung jeder Nachricht in einem Satz sowie die erkannten Absender und Fristen,
• die Zuordnung von Nachrichten zu Objekten, Einheiten und Personen,
• KI-Antwortentwürfe, die ein Mitarbeiter prüft und selbst versendet,
• den Versand von Antworten per E-Mail aus Ihrem eigenen Postfach und per Brief, auch als Einschreiben,
• Aufgaben mit Frist und Zuständigem,
• Rundschreiben an alle Personen eines Objekts,
• ein Archiv mit Änderungsprotokoll, Aufbewahrungsfristen, Löschsperre und vollständigem Export,
• als Zusatzmodule nach Ziffer 6.3: Telefon-KI, WhatsApp, Post-Scan-Service und KI-Assistent.

2.2 Für das maschinelle Auslesen, Zusammenfassen, das Erstellen von Antwortentwürfen und die übrigen KI-Funktionen setzen wir Google Gemini in Vertex AI ein (Google Cloud EMEA Limited, Irland; Verarbeitung in der Region europe-west4, Niederlande). Der Inhalt der Nachrichten wird dabei an diesen Dienstleister übermittelt. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung und im Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Inhalte des Kunden werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

2.3 Der jeweils geschuldete Funktionsumfang richtet sich nach dem gewählten Tarif (Ziffer 6), den von Ihnen gebuchten Zusatzmodulen (Ziffer 6.3) und der vor Vertragsschluss angezeigten Leistungsbeschreibung. Ein Zusatzmodul ist geschuldet, sobald Sie es gebucht haben und es für Sie freigeschaltet ist.

2.4 Befugnis. Sie sichern zu, dass Sie zur Kenntnisnahme und Verarbeitung der in HausChat eingestellten oder empfangenen Nachrichten befugt sind, etwa aufgrund Ihres Verwaltervertrags. Das Öffnen fremder verschlossener Sendungen ohne Befugnis ist nach §202 StGB strafbar; für die Einhaltung sind Sie verantwortlich.

2.5 Post-Scan-Service. Buchen Sie das Zusatzmodul Post-Scan-Service, werden Ihre Briefe werktäglich gescannt und in HausChat bereitgestellt. Die Originale schicken wir Ihnen wöchentlich oder monatlich weiter; das Porto berechnen wir weiter. Den Scan-Dienstleister benennen wir vor Freischaltung des Zusatzmoduls. Ohne dieses Zusatzmodul nehmen wir keine Post für Sie entgegen. Eine ladungsfähige Anschrift eröffnen wir Ihnen nicht.

2.6 Auftragsverarbeitung. Soweit Sie mit HausChat personenbezogene Daten verarbeiten – insbesondere von Mietern, Eigentümern, Dienstleistern und Handwerkern, Ihren Mitarbeitern und sonstigen Absendern –, sind Sie Verantwortlicher und wir Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist Bestandteil dieses Vertrags.

3. Was HausChat nicht leistet

3.1 HausChat ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Wirtschaftsberatung. Zusammenfassungen, Einordnungen, Antwortentwürfe und Aufgabenvorschläge sind Hilfen, keine Beratung und keine Handlungsempfehlung im rechtlichen Sinne.

3.2 Maschinelle Auswertung ist fehleranfällig. Fristen, Absender, Zuordnungen zu Objekten und Personen sowie Dringlichkeiten können falsch erkannt oder übersehen werden, Antwortentwürfe können unzutreffend sein. Maßgeblich ist immer die Nachricht im Original. Prüfen Sie sie und jeden Entwurf vor einer Entscheidung oder einem Versand selbst.

3.3 Wir schulden keine Überwachung Ihrer Fristen. Erinnerungen sind eine Hilfestellung; die Einhaltung von Fristen bleibt Ihre Sache.

3.4 Archiv. HausChat stellt ein Archiv mit Änderungsprotokoll, Aufbewahrungsfristen und Löschsperre bereit. Die Verantwortung für die Erfüllung Ihrer eigenen Aufbewahrungspflichten (etwa §147 AO, §257 HGB), für die Verfahrensdokumentation und für die Festlegung von Aufbewahrungsfristen und Löschsperren bleibt bei Ihnen.

3.5 Keine Verwaltungssoftware. HausChat ist für Nachrichten gedacht, die rein- oder rausgehen. Buchhaltung, Abrechnungen, die Vergabe und Verwaltung von Handwerkeraufträgen, die Durchführung von Eigentümerversammlungen, ein eigenes CRM und eine Mieter-App sind nicht Bestandteil der Leistung. Handwerker und Dienstleister sind in HausChat Kontakte, mit denen Sie Nachrichten austauschen.

4. Kundenkonto und Mitarbeiterzugänge

4.1 Für die Nutzung ist ein Kundenkonto erforderlich. Ihre Angaben müssen richtig und vollständig sein.

4.2 Sie können beliebig viele Mitarbeiter einladen und legen deren Berechtigungen fest. Für die Handlungen der von Ihnen berechtigten Personen in HausChat sind Sie verantwortlich; Sie stellen sicher, dass diese Personen diese Bedingungen einhalten.

4.3 Die Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Jeder Mitarbeiter nutzt einen eigenen Zugang. Besteht der Verdacht eines unbefugten Zugriffs, ändern Sie bitte umgehend das Passwort und informieren Sie uns.

4.4 Wir dürfen ein Konto sperren oder kündigen, wenn Sie erheblich gegen diese Bedingungen verstoßen, insbesondere bei rechtswidriger Nutzung. Bei einem Verstoß, der sich beheben lässt, setzen wir Ihnen vorher eine angemessene Frist zur Abhilfe.

5. Ihre Pflichten bei den Inhalten

5.1 Sie stellen nur Inhalte ein und verbinden nur Postfächer und Kanäle, zu deren Nutzung und Verarbeitung Sie berechtigt sind.

5.2 Enthalten Nachrichten Daten anderer Personen – etwa von Mietern, Eigentümern oder Handwerkern –, sind Sie für die Zulässigkeit der Verarbeitung verantwortlich, insbesondere für die Rechtsgrundlage und die Information der betroffenen Personen nach Art. 13 und 14 DSGVO. Wir verarbeiten diese Daten nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

5.3 Enthalten Nachrichten besonders geschützte Daten – etwa Gesundheitsangaben –, stellen Sie sicher, dass deren Verarbeitung nach Art. 9 DSGVO zulässig ist. Wir verarbeiten solche Daten wie alle anderen Inhalte in Ihrem Auftrag, ohne eigene Auswertung. Für Sprachaufnahmen bei der Telefon-KI gilt zusätzlich Ziffer 5.7.

5.4 Nicht eingestellt oder versendet werden dürfen Inhalte, die gegen geltendes Recht verstoßen, sowie Dokumente, die Sie sich unbefugt verschafft haben.

5.5 Sie dürfen den Dienst nicht automatisiert in einem Umfang nutzen, der über die übliche Nutzung hinausgeht, und keine Sicherheitsvorkehrungen umgehen.

5.6 Nutzen Sie Kanäle Dritter wie Ihr eigenes E-Mail-Postfach oder das Zusatzmodul WhatsApp, gelten zusätzlich die Bedingungen des jeweiligen Anbieters; für deren Einhaltung sind Sie verantwortlich. Für WhatsApp nutzen wir die WhatsApp Business Platform von Meta Platforms Ireland Ltd.; es gelten zusätzlich die Bedingungen von WhatsApp Business.

5.7 Telefon-KI. Beim Zusatzmodul Telefon-KI werden Anrufer zu Beginn des Anrufs darauf hingewiesen, dass das Gespräch von einer KI entgegengenommen und transkribiert wird. Den Telefonanbieter benennen wir vor Freischaltung des Zusatzmoduls.

6. Tarife und Preise

6.1 Die Nutzung von HausChat setzt nach Ende einer Pilotphase (Ziffer 6.6) einen kostenpflichtigen Tarif voraus.

6.2 Derzeit werden folgende Tarife angeboten. Der Preis richtet sich nach der Zahl der Einheiten, die Sie mit HausChat verwalten, und gilt je Kunde. Die Zahl der Mitarbeiter mit eigenem Zugang ist in allen Tarifen unbegrenzt. Die Tarife unterscheiden sich im Leistungsumfang; der genaue Leistungsumfang wird Ihnen vor dem Abschluss angezeigt.

Über 3.000 Einheiten bleibt es beim Tarif Wachstum. Für jede weitere Einheit über 3.000 kommen 0,15 € im Monat hinzu. Bei 4.000 Einheiten zahlen Sie also 499 € plus 150 €.

6.3 Zusatzmodule und Briefversand. Zusätzlich können Sie folgende Leistungen buchen:

6.4 Einheiten. Maßgeblich für den Tarif ist die Zahl der Einheiten, die Sie in HausChat verwalten. Eine Einheit ist eine Wohnung oder eine Gewerbeeinheit. Garagen und Stellplätze zählen nicht.

6.5 Abrechnung und Nettopreise. Tarife werden monatlich abgerechnet. Eine jährliche Abrechnung wird derzeit nicht angeboten. Zusatzmodule und Briefversand nach Ziffer 6.3 werden zusätzlich zum Tarif abgerechnet. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer, derzeit 19 %.

6.6 Pilotphase. Ausgewählte Hausverwaltungen können HausChat im Rahmen einer Pilotphase drei Monate kostenlos und unverbindlich nutzen. Die Einrichtung – etwa Objekte importieren, Postfach verbinden und Team einladen – übernehmen wir dabei gemeinsam mit Ihnen. Die Pilotphase endet automatisch; eine Kündigung ist nicht nötig. Ein kostenpflichtiger Vertrag entsteht erst, wenn Sie danach ausdrücklich einen Tarif buchen (Ziffer 8.2).

6.7 Der maßgebliche Leistungsumfang, die Laufzeit und der Preis werden Ihnen vor Vertragsschluss angezeigt. Preisänderungen gelten nur für künftige Abrechnungszeiträume und werden Ihnen mindestens sechs Wochen vorher in Textform mitgeteilt. Sind Sie mit einer Änderung nicht einverstanden, können Sie bis zum Wirksamwerden zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen.

7. Versand von Nachrichten, Briefen und Rundschreiben

7.1 Antworten per E-Mail versendet HausChat über das von Ihnen verbundene Postfach; dafür gelten dessen Einstellungen. Jede Antwort wird von einem Ihrer Mitarbeiter ausgelöst – außer beim KI-Assistenten, wenn Sie ihn eingeschaltet haben (Ziffer 7.7). Für Inhalt, Richtigkeit und Zulässigkeit der versendeten Nachrichten – auch wenn sie auf einem KI-Antwortentwurf oder dem KI-Assistenten beruhen – sind Sie verantwortlich. Wir prüfen den Inhalt nicht.

7.2 Sie können über HausChat ein Schreiben verfassen und physisch versenden lassen, auch als Einschreiben. Für Druck, Kuvertierung und Übergabe an die Post beauftragen wir einen Dienstleister. Der Preis für den Versand wird Ihnen vor der Beauftragung angezeigt. Mit der Bestätigung erteilen Sie uns einen kostenpflichtigen Auftrag.

7.3 Ein beauftragtes Schreiben kann nicht mehr zurückgeholt werden, sobald es in den Druck gegangen ist.

7.4 Wir schulden die ordnungsgemäße Übergabe an den Versanddienstleister, nicht den Zugang beim Empfänger. Laufzeiten und Zustellung liegen beim Postunternehmen. Auch bei einem Einschreiben schulden wir keinen bestimmten Zustellerfolg.

7.5 Adressieren Sie falsch, geht der Brief an die von Ihnen angegebene Anschrift. Eine Erstattung findet in diesem Fall nicht statt.

7.6 Rundschreiben. Mit einem Rundschreiben senden Sie eine Nachricht an mehrere Personen eines Objekts – per E-Mail, Brief oder WhatsApp. Sie sind dafür verantwortlich, dass Sie die Empfänger auf dem gewählten Weg anschreiben dürfen und die Empfängerliste richtig ist.

7.7 KI-Assistent. Der KI-Assistent antwortet nur, wenn Sie ihn einschalten, und nur zu Themen, die Sie selbst festlegen. Er trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung.

8. Vertragsschluss und Zahlung

8.1 Mit der Einrichtung des Kundenkontos gelten diese Bedingungen für die Nutzung von HausChat. In der Pilotphase ist die Nutzung kostenlos und unverbindlich; sie endet automatisch (Ziffer 6.6). Ein kostenpflichtiger Vertrag entsteht erst, wenn Sie ausdrücklich einen Tarif buchen (Ziffer 8.2).

8.2 Die Buchung eines kostenpflichtigen Tarifs erfolgt in Textform oder über die Web-App. Der Vertrag über den Tarif kommt mit unserer Bestätigung in Textform oder mit der Freischaltung der Leistung zustande. Die Zahlung wird über unseren Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe Ltd., Irland, abgewickelt.

8.3 Wir speichern den Vertragstext nicht in einer für Sie gesondert abrufbaren Form. Diese Bedingungen können Sie auf dieser Seite jederzeit einsehen, speichern und ausdrucken.

8.4 Vertragssprache ist Deutsch.

8.5 Eingabefehler können Sie vor dem Absenden einer Bestellung über die Korrekturfunktion des jeweiligen Bestellvorgangs berichtigen.

8.6 Rechnung. Wir stellen Ihnen eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer aus.

9. Laufzeit und Kündigung

9.1 Tarife laufen einen Monat und verlängern sich jeweils um einen weiteren Monat, wenn sie nicht vorher gekündigt werden. Eine Mindestlaufzeit besteht nicht.

9.2 Sie können jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats kündigen.

9.3 Die Kündigung ist jederzeit formlos per E-Mail an hallo@hauschat.de möglich. Wir bestätigen Ihnen Zugang, Inhalt und Zeitpunkt der Kündigung in Textform.

9.4 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Seiten unberührt.

9.5 Nach Ende des Vertrags können Sie Ihre Daten noch 30 Tage vollständig exportieren – Nachrichten, Anhänge, Archiv, Kopien versendeter Nachrichten und Versandaufträge. Danach werden die Daten nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung gelöscht. Für die weitere Aufbewahrung nach Ihren eigenen Aufbewahrungspflichten sind Sie selbst verantwortlich.

10. Kein Widerrufsrecht

Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer (Ziffer 1.3). Das gesetzliche Widerrufsrecht für Verbraucher bei Fernabsatzverträgen gilt deshalb nicht. Ihr Recht, den Vertrag nach Ziffer 9 monatlich zu kündigen, bleibt davon unberührt.

11. Verfügbarkeit

11.1 Wir bemühen uns um einen möglichst durchgehenden Betrieb, schulden aber keine bestimmte Verfügbarkeit. Eine Verfügbarkeitsgarantie oder Reaktionszeit sagen wir nicht zu.

11.2 Wartungsarbeiten, Störungen bei unseren Dienstleistern oder bei angebundenen Kanälen wie E-Mail-Anbietern und Ereignisse außerhalb unseres Einflussbereichs können zu Unterbrechungen führen. Geplante Wartungen kündigen wir nach Möglichkeit vorher an.

11.3 Wir dürfen HausChat weiterentwickeln und einzelne Funktionen ändern oder einstellen. Wird dabei der vertraglich geschuldete Leistungsumfang Ihres Tarifs erheblich eingeschränkt, informieren wir Sie vorher und Sie können außerordentlich kündigen. Bereits gezahlte Beträge erstatten wir für den nicht genutzten Zeitraum anteilig.

12. Haftung

12.1 Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer übernommenen Garantie.

12.2 Bei einfacher Fahrlässigkeit haften wir nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht – also einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung Sie regelmäßig vertrauen. In diesem Fall ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

12.3 Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen.

12.4 Wir haften insbesondere nicht für Schäden, die daraus entstehen, dass Sie sich auf eine maschinelle Auswertung oder einen Antwortentwurf verlassen haben, ohne die Nachricht im Original und den Entwurf zu prüfen (Ziffer 3.2), oder dass Sie eine Frist versäumt haben.

12.5 Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch zugunsten unserer gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen.

12.6 Ihre gesetzlichen Gewährleistungsrechte bleiben unberührt.

13. Änderungen dieser Bedingungen

13.1 Wir dürfen diese Bedingungen ändern, wenn dafür ein sachlicher Grund besteht – etwa geänderte Rechtslage, höchstrichterliche Rechtsprechung oder eine Änderung unserer Leistungen.

13.2 Änderungen teilen wir Ihnen mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform mit. Widersprechen Sie nicht bis zum Wirksamwerden, gelten sie als angenommen. Auf diese Folge weisen wir Sie in der Mitteilung gesondert hin. Widersprechen Sie, können Sie – wie auch wir – zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens kündigen.

14. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

14.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

14.2 Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag Kassel. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Gerichtsstände.

14.3 Wir sind nicht bereit und nicht verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen (§36 VSBG).

15. Schlussbestimmungen

15.1 Sollte eine Bestimmung dieser Bedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung treten die gesetzlichen Vorschriften.

15.2 Wir dürfen die Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag auf einen Rechtsnachfolger übertragen. In diesem Fall informieren wir Sie vorher; Sie können den Vertrag dann bis zum Zeitpunkt der Übertragung kündigen.

15.3 Ergänzend gelten unsere Datenschutzerklärung und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

16. Nutzungsrechte an der Software

16.1 Wir räumen Ihnen und den von Ihnen berechtigten Mitarbeitern ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, HausChat als Web-App über einen Browser zu nutzen, und zwar für die Dauer des Vertragsverhältnisses und im Rahmen dieser Bedingungen.

16.2 Nicht gestattet sind das Zurückentwickeln, Dekompilieren und Disassemblieren der Software sowie das Verändern, Vervielfältigen oder Verbreiten der Software, soweit dies nicht gesetzlich ausdrücklich erlaubt ist (§69d, §69e UrhG).

16.3 Sämtliche Rechte an der Software, ihren Inhalten, Marken und Gestaltungen verbleiben bei uns oder den jeweiligen Rechteinhabern. Eine Rechtsübertragung findet nicht statt. Die Rechte an den von Ihnen eingestellten und empfangenen Inhalten verbleiben bei Ihnen; wir nutzen sie nur zur Erbringung der Leistung.

16.4 Die Software bindet Komponenten Dritter ein. Bei deren Nutzung sind die jeweils geltenden Bedingungen der Drittanbieter einzuhalten; wir gewährleisten Ihnen gegenüber deren Einhaltung, soweit uns dies möglich ist. Anbieter solcher Komponenten sind berechtigte Dritte im Verhältnis zu dieser Ziffer.