Datenschutzerklärung

1. Unsere Grundsätze

Der Schutz personenbezogener Daten hat für uns hohe Priorität. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage der geltenden Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

HausChat ist eine Software für Hausverwaltungen. Sie sammelt Nachrichten aus Post, E-Mail, WhatsApp und Telefon in einem Eingang, ordnet sie Objekten, Einheiten und Personen zu, fasst sie mit KI zusammen, bereitet Antworten vor und bewahrt sie in einem Archiv auf. KI-Entwürfe prüft und sendet ein Mensch.

Für unsere Arbeit gelten fünf feste Regeln:

• Zweckbindung. Wir verwenden Daten allein zu den in dieser Erklärung genannten Zwecken – im Kern dazu, Hausverwaltungen die Bearbeitung ihrer Kommunikation zu erleichtern.
• Datenminimierung. Wir erheben nur, was für die jeweilige Leistung erforderlich ist.
• Keine Vermarktung. Wir verkaufen keine Daten, geben sie nicht zu Werbezwecken weiter und werten Nachrichten nicht für Werbung aus.
• Kein KI-Training. Nachrichten und andere Inhalte unserer Kunden verwenden wir nicht zum Training von KI-Modellen.
• Sorgfältig ausgewählte Partner. Dienstleister setzen wir nur auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ein. Sie handeln weisungsgebunden und dürfen die Daten nicht für eigene Zwecke nutzen.

Der Großteil der Verarbeitung findet in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union statt. Wo einzelne Dienstleister auch außerhalb des EWR verarbeiten, ist dies in Abschnitt 22 gekennzeichnet und in Abschnitt 23 mit den zugehörigen Garantien erläutert.

Hausverwaltungen können die in HausChat gespeicherten Daten jederzeit vollständig exportieren.

2. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die auf dieser Website und – soweit in Abschnitt 3 beschrieben – in HausChat erfolgenden Verarbeitungen ist der Anbieter von HausChat:

HausChat
Inhaber: Ali Hussein
Wilhelmsstraße 31
34117 Kassel
Deutschland
E-Mail: hallo@hauschat.de

Für datenschutzrechtliche Anliegen und zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die vorstehende Adresse. Eine kurze Beschreibung des Anliegens beschleunigt die Bearbeitung.

Aufsichtsbehörde. Unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe steht Ihnen gemäß Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Zuständig für uns ist die Behörde am Sitz des Unternehmens:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden
datenschutz.hessen.de

Alternativ können Sie sich an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

3. Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter

Bei HausChat gibt es zwei Rollen. Welche gilt, hängt davon ab, um welche Daten es geht:

• Wir sind Verantwortlicher für Daten, die wir für eigene Zwecke verarbeiten: beim Aufruf dieser Website, bei Pilot-Anfragen, Terminbuchungen, im Chat auf der Website und bei sonstigen Kontaktaufnahmen, bei Bewerbungen, für die Vertragsdaten unserer Kunden – Ansprechpartner, Abrechnung und vertragsbezogene Mitteilungen – sowie für Sicherheitsprotokolle. Dafür gilt diese Datenschutzerklärung.
• Die Hausverwaltung ist Verantwortlicher für alle Inhalte, die sie mit HausChat verarbeitet – insbesondere Nachrichten und Anhänge von Mietern, Eigentümern, Dienstleistern, Handwerkern und sonstigen Absendern, Kontakte, Objektdaten, Notizen sowie die Nutzerkonten ihrer Mitarbeiter in der App. Für diese Daten sind wir Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Wir verarbeiten sie ausschließlich nach Weisung der Hausverwaltung auf Grundlage des Vertrags zur Auftragsverarbeitung.

Welche Daten eine Hausverwaltung zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeitet, wie lange sie gespeichert werden und wie betroffene Personen ihre Rechte ausüben, ergibt sich aus den Datenschutzinformationen der jeweiligen Hausverwaltung. Die Abschnitte 13 bis 18 beschreiben zur Transparenz, wie HausChat diese Daten technisch verarbeitet.

4. Ihre Rechte

Als betroffene Person stehen Ihnen die folgenden Rechte zu:

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten, die Zwecke, die Empfänger und die geplante Speicherdauer.
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten nach Art. 16 DSGVO.
• Löschung nach Art. 17 DSGVO.
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO.
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format.
• Widerspruch nach Art. 21 DSGVO gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt sind.
• Widerruf erteilter Einwilligungen nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Anfragen beantworten wir unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Ist eine Fristverlängerung erforderlich, unterrichten wir Sie darüber unter Angabe der Gründe.

Betrifft Ihr Anliegen Daten, die eine Hausverwaltung mit HausChat verarbeitet (Abschnitt 3), wenden Sie sich bitte an diese Hausverwaltung. Erreicht uns eine solche Anfrage, leiten wir sie unverzüglich an die zuständige Hausverwaltung weiter.

5. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Dazu zählen insbesondere:

• Transportverschlüsselung sämtlicher Verbindungen zwischen Ihrem Endgerät und unseren Systemen nach dem Stand der Technik (TLS),
• Verschlüsselung der Daten im Ruhezustand auf den Servern unseres Hosting-Dienstleisters,
• mandantengetrennte Zugriffssteuerung auf Datenbankebene, die sicherstellt, dass jede Hausverwaltung ausschließlich auf ihre eigenen Daten zugreifen kann,
• Speicherung von Passwörtern ausschließlich als kryptografischer Hashwert,
• verschlüsselte Speicherung der Zugangsdaten verbundener Postfächer,
• Zwei-Faktor-Authentifizierung für die Verwaltungszugänge von HausChat,
• ein Änderungsprotokoll im Archiv, das nachvollziehbar macht, wer wann was geändert hat,
• Beschränkung interner Zugriffe auf das für die jeweilige Aufgabe erforderliche Maß nach dem Grundsatz der geringsten Rechte,
• Verpflichtung aller mit der Verarbeitung befassten Personen auf die Vertraulichkeit.

Unsere Maßnahmen werden fortlaufend an die technische Entwicklung angepasst. Im Fall einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten erfüllen wir die Melde- und Benachrichtigungspflichten nach Art. 33 und 34 DSGVO; betrifft die Verletzung Daten einer Hausverwaltung, informieren wir diese nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

6. Aufruf der Website

Beim Aufruf von hauschat.de übermittelt Ihr Browser technisch notwendige Verbindungsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Ressource, die übertragene Datenmenge sowie Browsertyp und Betriebssystem.

Die Website wird bei Vercel Inc., USA, betrieben. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und der Standardvertragsklauseln (Abschnitt 23). Die Schriften liegen direkt auf der Website; es werden keine Google Fonts geladen. Auf der Website gibt es kein Tracking, keine Analyse-Tools und keine Cookies (Abschnitt 26).

Zweck

Auslieferung der Website, Gewährleistung der Systemstabilität und Abwehr missbräuchlicher Zugriffe.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb des Angebots.

Speicherdauer

längstens 30 Tage.

7. Pilot-Anfrage (Warteliste)

Über die Wartelisten-Formulare auf dieser Website können Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse eintragen. Gespeichert werden:

• Ihre E-Mail-Adresse,
• die Quelle, also auf welcher Seite Sie sich eingetragen haben,
• der Zeitpunkt der Eintragung,
• intern ein Bearbeitungsstatus und eine Notiz.

Die Daten liegen in unserer Datenbank bei Supabase Inc., Region Frankfurt am Main (EU).

Zweck

Beantwortung Ihrer Anfrage. Wir schreiben Ihnen nur zu dieser Anfrage, also zum Start von HausChat und zur Pilotphase. Einen Newsletter versenden wir nicht.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage).

Speicherdauer

bis Ihre Anfrage erledigt ist, spätestens 12 Monate nach dem letzten Kontakt.

Sie können Ihre Eintragung jederzeit per E-Mail an hallo@hauschat.de löschen lassen.

8. Terminbuchung

Über die Seite „Gespräch buchen“ können Sie ein Gespräch mit uns vereinbaren. Termine entstehen auch im Chat auf der Website (Abschnitt 9) oder werden vom HausChat-Team eingetragen. Dafür verarbeiten wir:

• Ihren Namen,
• den Namen Ihrer Verwaltung,
• Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse,
• die Anzahl der Einheiten,
• Ihre freiwillige Nachricht,
• den gewählten Termin.

Zweck

Durchführung des Gesprächs, einschließlich Bestätigung, Erinnerung, Verschieben und Absage des Termins.

Dienste

Die Daten speichern wir bei Supabase Inc., Region Frankfurt am Main (EU). Die automatischen Abläufe – Zoom-Meeting anlegen, Bestätigung, Erinnerungen 24 Stunden und 1 Stunde vor dem Termin und Absage – laufen über n8n. n8n betreiben wir selbst auf einem Server von Hostinger International Ltd. (Zypern) mit Standort Frankfurt am Main. Die E-Mails zum Termin versenden wir über Brevo (Sendinblue SAS, Paris, Frankreich) von der Adresse noreply@hauschat.de. Das Videogespräch findet über Zoom statt (Zoom Video Communications, Inc., USA; Übermittlung auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework, Abschnitt 23).

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage).

Speicherdauer

bis zu 12 Monate nach dem Termin, wenn daraus kein Vertrag wird.

9. Chat auf der Website

Unten rechts auf der Website gibt es einen Chat. Er beantwortet Fragen zu HausChat und kann direkt einen Gesprächstermin buchen (Abschnitt 8).

Ihre Fragen schicken wir über n8n (selbst betrieben auf einem Server von Hostinger, Frankfurt am Main) an Google Gemini in Vertex AI. Dort wird die Antwort erzeugt. Anbieter ist Google Cloud EMEA Limited, Irland. Die Verarbeitung erfolgt in der EU-Region europe-west4 (Niederlande). Google nutzt Ihre Eingaben nicht zum Training von KI-Modellen.

Der Chatverlauf liegt nur in Ihrem Browser (sessionStorage). Wir speichern ihn nicht dauerhaft.

Zum Schutz vor Missbrauch zählen wir die Anfragen je Sitzung und je gekürzter, verschlüsselter (gehashter) IP-Adresse. Diese Zähler werden nach 24 Stunden gelöscht.

Bitte geben Sie im Chat keine sensiblen Daten ein, zum Beispiel keine Gesundheitsangaben oder Bankdaten.

Zweck

Beantwortung Ihrer Fragen zu HausChat, Buchung eines Gesprächstermins und Schutz vor Missbrauch.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, Ihre Fragen zu beantworten und den Chat vor Missbrauch zu schützen. Buchen Sie im Chat einen Termin, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Speicherung im sessionStorage ist technisch notwendig (§25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Speicherdauer

Chatverlauf nur im Browser für die Dauer der Sitzung; Zähler zum Missbrauchsschutz 24 Stunden; gebuchte Termine nach Abschnitt 8.

10. Kontaktaufnahme

Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Angaben – regelmäßig Name, E-Mail-Adresse und den Inhalt der Nachricht – zur Bearbeitung Ihres Anliegens.

Unser E-Mail-Postfach liegt bei Namecheap, Inc., USA (Private Email). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln (Abschnitt 23).

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer

sechs Monate nach abschließender Bearbeitung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

11. Bewerbungsverfahren

Im Rahmen einer Bewerbung verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, die Angaben zur ausgeschriebenen Position sowie die übermittelten Unterlagen.

Zweck

Durchführung des Bewerbungsverfahrens und Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

Rechtsgrundlage

§26 Abs. 1 Satz 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Speicherdauer

sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens. Eine längere Aufbewahrung zur Berücksichtigung bei künftigen Ausschreibungen erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer gesonderten Einwilligung.

12. Kundenkonto und Mitarbeiterzugänge

Für die Nutzung von HausChat ist ein Kundenkonto der Hausverwaltung erforderlich. Für den Vertrag verarbeiten wir Firma und Anschrift der Hausverwaltung sowie Name und Kontaktdaten der Ansprechpartner. Für diese Vertragsdaten sind wir Verantwortlicher.

Die Hausverwaltung kann beliebig viele Mitarbeiter einladen und legt deren Berechtigungen fest. Für jeden Zugang werden die E-Mail-Adresse und ein Passwort verarbeitet; optional können Name und Profilbild hinterlegt werden. Im Rahmen der Einladung werden der eingeladenen Person der Name der einladenden Person und die Bezeichnung der Hausverwaltung übermittelt. Die Nutzerkonten der Mitarbeiter verarbeiten wir im Auftrag der Hausverwaltung (Abschnitt 3).

Die Anmeldung erfolgt nur mit E-Mail-Adresse und Passwort. Passwörter werden ausschließlich als kryptografischer Hashwert gespeichert und sind für uns zu keinem Zeitpunkt im Klartext einsehbar. Die Sitzung in der Web-App wird über ein technisch notwendiges Cookie aufrechterhalten (Abschnitt 26).

Zum Schutz von HausChat vor Missbrauch und unbefugten Zugriffen führen wir Sicherheitsprotokolle, etwa über Anmeldungen. Dafür sind wir Verantwortlicher.

Rechtsgrundlage

Für die Vertragsdaten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Nutzerkonten der Mitarbeiter die Rechtsgrundlage der Hausverwaltung; wir verarbeiten sie nach Art. 28 DSGVO. Für die Sicherheitsprotokolle Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere Betrieb von HausChat.

Speicherdauer

Zugänge bis zu ihrer Löschung, spätestens bis zur Löschung nach Vertragsende (Abschnitt 24). Sicherheitsprotokolle so lange, wie es für die Sicherheit von HausChat erforderlich ist.

13. Nachrichten der Hausverwaltung

Mit HausChat bearbeitet die Hausverwaltung die Kommunikation rund um ihre Objekte. Verarbeitet werden dabei – je nach genutzten Kanälen und Funktionen –:

• eingescannte Briefe, also das Seitenbild und der daraus gewonnene Text,
• E-Mails aus den von der Hausverwaltung verbundenen Postfächern einschließlich Anhängen und technischer Kopfzeilen,
• WhatsApp-Nachrichten sowie Angaben zu Anrufen, Mailbox-Nachrichten, Sprachaufnahmen und Transkripten, wenn die Hausverwaltung die Zusatzmodule gebucht hat (Abschnitt 18),
• Kontaktdaten von Absendern und Empfängern, etwa Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer,
• Objektdaten, also Objekte, Einheiten und die Zuordnung von Personen – etwa als Mieter oder Eigentümer,
• daraus abgeleitete Angaben wie Zusammenfassung, Kategorie, Dringlichkeit, Fristen, Aufgaben, interne Notizen und Antwortentwürfe,
• versendete Antworten, Briefe und Rundschreiben sowie das Archiv mit Änderungsprotokoll.

Diese Verarbeitung erfolgt im Auftrag der Hausverwaltung (Abschnitt 3). Zweck, Umfang und Dauer der Speicherung legt die Hausverwaltung fest, insbesondere über die Aufbewahrungsfristen und Löschsperren im Archiv. Die Daten liegen bei Supabase in Frankfurt am Main (EU). Einzelheiten regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Zweck

Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistung für die Hausverwaltung, namentlich Sammeln, Auswerten, Zuordnen, Beantworten und Archivieren von Nachrichten.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung verantwortet die Hausverwaltung als Verantwortlicher. Wir verarbeiten die Daten nach Art. 28 DSGVO ausschließlich auf ihre Weisung.

Speicherdauer

nach Vorgabe der Hausverwaltung; nach Vertragsende gilt Abschnitt 24.

14. KI-Auswertung, Antwortentwürfe und KI-Assistent

HausChat wertet eingehende Nachrichten maschinell aus: Texterkennung bei Briefen, Zusammenfassung in einem Satz, Erkennung von Absender und Fristen, Zuordnung zu Objekt, Einheit und Person sowie Einordnung nach Dringlichkeit und Kategorie. Auf Wunsch erstellt HausChat einen Antwortentwurf. Den Entwurf prüft ein Mitarbeiter der Hausverwaltung und sendet ihn selbst.

KI-Assistent. Mit dem Zusatzmodul KI-Assistent kann HausChat Fragen selbst beantworten. Das geschieht nur, wenn die Hausverwaltung den KI-Assistenten einschaltet, und nur zu Themen, die sie selbst festlegt. Der KI-Assistent trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung (Abschnitt 25).

Einsatz eines KI-Dienstleisters. Alle KI-Funktionen von HausChat – Auswertung, Antwortentwürfe, KI-Assistent und Telefon-KI – laufen über Google Gemini in Vertex AI. Wir setzen Google Cloud als Auftragsverarbeiter ein; Vertragspartner ist die Google Cloud EMEA Limited, Irland. Die Verarbeitung erfolgt weisungsgebunden auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO und findet ausschließlich in der Region europe-west4 (Niederlande) innerhalb der Europäischen Union statt. Eine Übermittlung in ein Drittland ist damit nicht verbunden. Eine Nutzung der übermittelten Inhalte für eigene Zwecke des Dienstleisters oder zum Training von KI-Modellen ist vertraglich ausgeschlossen.

15. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Nachrichten an eine Hausverwaltung können Angaben enthalten, die Art. 9 Abs. 1 DSGVO besonders schützt – etwa Gesundheitsangaben in der Nachricht eines Mieters oder Angaben, die Rückschlüsse auf Religionszugehörigkeit oder Herkunft zulassen.

Solche Angaben verarbeiten wir wie alle anderen Inhalte: im Auftrag und nach Weisung der Hausverwaltung, ohne eigene Auswertung. Ob und auf welcher Rechtsgrundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO die Verarbeitung gegenüber den Betroffenen zulässig ist, verantwortet die Hausverwaltung. Die KI-Auswertung nach Abschnitt 14 findet auch dabei ausschließlich innerhalb der Europäischen Union statt.

Für Sprachaufnahmen bei der Telefon-KI gilt Abschnitt 18.

16. Hinweis für Mieter, Eigentümer und andere Absender

Schreiben Sie einer Hausverwaltung, die HausChat nutzt – per Brief, E-Mail oder WhatsApp – oder rufen Sie sie an, werden Ihre Angaben in HausChat verarbeitet. Das gilt für Mieter, Eigentümer, Dienstleister und Handwerker ebenso wie für alle anderen Absender.

Verantwortlich dafür ist die Hausverwaltung, nicht wir. Sie informiert Sie nach Art. 13 und 14 DSGVO und ist Ihr Ansprechpartner für Auskunft, Berichtigung, Löschung und Ihre weiteren Rechte. Wenden Sie sich mit einem solchen Anliegen an uns, leiten wir es unverzüglich an die zuständige Hausverwaltung weiter.

17. E-Mail, Briefe und Rundschreiben

E-Mail. Die Hausverwaltung verbindet ihre eigenen E-Mail-Postfächer mit HausChat (IMAP/SMTP). Eigene Eingangsadressen vergibt HausChat nicht. HausChat ruft eingehende Nachrichten ab, legt sie im Eingang ab und wertet sie wie andere Nachrichten aus. Verarbeitet werden dabei Absender, Empfänger, Betreff, Inhalt, Anhänge und die technischen Kopfzeilen.

Die Zugangsdaten der verbundenen Postfächer speichern wir verschlüsselt im Supabase Vault. Antworten gehen über das Postfach der Hausverwaltung raus; dafür gelten deren Einstellungen.

Antwortentwürfe versendet eine Person der Hausverwaltung durch Betätigen der Schaltfläche „Senden“. Selbstständig antwortet nur der KI-Assistent – und nur, wenn die Hausverwaltung ihn eingeschaltet hat, zu den von ihr festgelegten Themen (Abschnitt 14).

Von jeder versendeten Nachricht bewahren wir eine unveränderte Kopie auf. Sie dient der Hausverwaltung als Nachweis darüber, was wann an wen versendet wurde, und umfasst die vollständige Nachricht einschließlich Kopfzeilen und Anhängen. Die Kopie liegt nicht öffentlich zugänglich in unserem Speicher und wird spätestens mit der Löschung der Daten nach Vertragsende entfernt.

Briefe versenden. Beauftragt die Hausverwaltung den postalischen Versand eines Schreibens – auch als Einschreiben –, verarbeiten wir dessen Inhalt, die Absenderangaben und die Empfängeranschrift. Für Druck, Kuvertierung und Übergabe an das Postunternehmen setzen wir die onlinebrief24 GmbH, Deutschland, als Auftragsverarbeiter ein (Abschnitt 22). Den Versandauftrag bewahren wir als Nachweis auf.

Briefe empfangen. Die Hausverwaltung kann Briefe selbst scannen und in HausChat einstellen. Mit dem Zusatzmodul Post-Scan-Service werden die Briefe werktäglich gescannt und in HausChat bereitgestellt. Die Originale werden wöchentlich oder monatlich an die Hausverwaltung weitergeschickt. Den Scan-Dienstleister benennen wir vor Freischaltung des Zusatzmoduls (Abschnitt 22).

Rundschreiben. Mit einem Rundschreiben kann die Hausverwaltung eine Nachricht an die Personen eines ganzen Objekts senden – per E-Mail, Brief oder mit dem Zusatzmodul per WhatsApp. Dafür werden die in HausChat hinterlegten Kontaktdaten der Empfänger verwendet.

Rechtsgrundlage

Für die Inhalte der Kommunikation die Rechtsgrundlage der Hausverwaltung (Abschnitt 3). Soweit Angaben zu Versandaufträgen Teil unserer Rechnung sind, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §147 AO (Abschnitt 20).

Speicherdauer

Nachrichten und Versandnachweise nach Vorgabe der Hausverwaltung. Versandaufträge für Briefe und Einschreiben als Nachweis, solange der Vertrag läuft. Nach Vertragsende gilt Abschnitt 24.

18. WhatsApp und Telefon

WhatsApp (Zusatzmodul). Für WhatsApp nutzt HausChat die WhatsApp Business Platform von Meta Platforms Ireland Ltd. Verarbeitet werden Rufnummern und WhatsApp-Kennungen, Nachrichteninhalte einschließlich Fotos und Dateien sowie Zeitpunkte. Dabei ist eine Übermittlung in die USA möglich; sie erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Abschnitt 23). Für die Nutzung gelten zusätzlich die Bedingungen von WhatsApp Business.

Telefon und Telefon-KI (Zusatzmodul). Verarbeitet werden Rufnummern, Zeitpunkte von Anrufen sowie bei Mailbox und Telefon-KI Sprachaufnahmen und Transkripte. Anrufer werden zu Beginn des Anrufs darauf hingewiesen, dass das Gespräch von einer KI entgegengenommen und transkribiert wird. Die KI-Verarbeitung erfolgt nach Abschnitt 14. Den Telefonanbieter benennen wir vor Freischaltung des Zusatzmoduls (Abschnitt 22).

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage verantwortet die Hausverwaltung als Verantwortlicher (Abschnitt 3). Wir verarbeiten die Daten nach Art. 28 DSGVO auf ihre Weisung.

Speicherdauer

nach Vorgabe der Hausverwaltung; nach Vertragsende gilt Abschnitt 24.

19. Vertragsbezogene Mitteilungen

Wir versenden E-Mails, die zur Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlich sind – etwa zur Bestätigung der Registrierung, zum Zurücksetzen des Passworts, zu Änderungen des Tarifs und zu Einladungen von Mitarbeitern. Diese Systemmails gehen von hauschat.de aus, mit DKIM und DMARC. Für den Versand setzen wir Brevo (Sendinblue SAS, Paris, Frankreich) als Auftragsverarbeiter ein.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

20. Vertrag und Zahlungsabwicklung

Für Vertragsabschluss und Abrechnung verarbeiten wir die Vertragsdaten der Hausverwaltung: Firma, Anschrift, Ansprechpartner, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (soweit angegeben), gebuchter Tarif und Zusatzmodule, Zahl der Einheiten, abgerechnete Briefe und Einschreiben, Beträge und Datum.

Die Zahlung wird über Stripe Payments Europe Ltd. mit Sitz in Irland abgewickelt. Zahlungsdaten werden unmittelbar dort erhoben und verarbeitet; wir erhalten lediglich die Bestätigung des Zahlungseingangs und die Laufzeitangaben.

Rechnungen unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §147 AO und §257 HGB.

Speicherdauer

Rechnungen zehn Jahre.

21. Support und Fehlerbehebung

Zur Bearbeitung von Anfragen und zur Behebung technischer Störungen besteht ein interner Zugang. Auf Nachrichten und andere Inhalte der Hausverwaltung greifen wir nur auf Anfrage der Hausverwaltung zu und nur, soweit es für die konkrete Bearbeitung erforderlich ist. Jeder solche Zugriff wird protokolliert. Bei Inhalten der Hausverwaltung handeln wir dabei als Auftragsverarbeiter nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Der Zugriff ist auf zur Vertraulichkeit verpflichtete Personen beschränkt.

Rechtsgrundlage

Für Kontostammdaten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherstellung eines fehlerfreien Betriebs). Für Inhalte der Hausverwaltung Art. 28 DSGVO.

22. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir die nachfolgend genannten Dienstleister ein. Sie sind vertraglich zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben verpflichtet, verarbeiten Daten ausschließlich weisungsgebunden und dürfen sie nicht für eigene Zwecke verwenden. Soweit erforderlich, bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Soweit sie Daten der Hausverwaltungen verarbeiten, sind sie weitere Auftragsverarbeiter im Sinne von Anlage 1 des Vertrags zur Auftragsverarbeitung.

Den Telefonanbieter und den Scan-Dienstleister nennen wir hier, bevor das jeweilige Zusatzmodul freigeschaltet wird. Hausverwaltungen informieren wir vorher; sie können widersprechen (Art. 28 Abs. 2 DSGVO, Ziffer 7 des Vertrags zur Auftragsverarbeitung).

Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nur, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind – etwa gegenüber Finanzbehörden oder aufgrund einer gerichtlichen Anordnung.

23. Übermittlung in Drittländer

Ein Teil der eingesetzten Dienste verarbeitet Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union. Bei den in Abschnitt 22 entsprechend gekennzeichneten Diensten kann eine Verarbeitung auch außerhalb des EWR erfolgen.

Für diese Übermittlungen bestehen die folgenden Garantien:

• Vercel (Hosting): EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln,
• Zoom (Videogespräche nach einer Terminbuchung): EU-US Data Privacy Framework,
• Meta (WhatsApp-Zusatzmodul): EU-US Data Privacy Framework,
• Namecheap (E-Mail-Postfach): Standardvertragsklauseln.

Das EU-US Data Privacy Framework ist ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO. Die Standardvertragsklauseln sind von der Europäischen Kommission erlassen (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Die KI-gestützte Auswertung von Nachrichten findet ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union statt. Eine Übermittlung der Nachrichteninhalte an einen Dienstleister außerhalb des EWR erfolgt dabei nicht.

Wir weisen darauf hin, dass in Drittländern kein mit der Europäischen Union vollständig vergleichbares Datenschutzniveau besteht und behördliche Zugriffsbefugnisse abweichend ausgestaltet sein können. Die vorstehenden Garantien dienen dazu, ein angemessenes Schutzniveau sicherzustellen.

Die dauerhafte Speicherung der Nachrichten und Dokumente erfolgt in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union (Supabase, Frankfurt am Main).

24. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Nach Vertragsende kann die Hausverwaltung ihre Daten noch 30 Tage vollständig exportieren – Nachrichten, Anhänge, Archiv, Kopien versendeter Nachrichten und Versandaufträge. Danach werden Konto, Nachrichten, Auswertungen und Versandaufträge gelöscht. Erhalten bleiben nur Rechnungen, die unseren eigenen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen; sie werden für die weitere Verwendung gesperrt.

Geschäftskorrespondenz unterliegt handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten, die die Hausverwaltung selbst treffen. Sie sollte den Export deshalb rechtzeitig nutzen. Nach der Löschung können wir nichts davon wiederherstellen.

25. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eingehende Nachrichten werden maschinell ausgewertet. Ergebnis sind eine Zusammenfassung, erkannte Fristen, Vorschläge zur Zuordnung und Einordnung sowie Antwortentwürfe. Diese Ergebnisse sind Hilfen für die Mitarbeiter der Hausverwaltung. KI-Entwürfe prüft und sendet ein Mensch.

Der KI-Assistent antwortet nur, wenn die Hausverwaltung ihn einschaltet, und nur zu Themen, die sie selbst festlegt. Er trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung.

Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling nach Art. 22 Abs. 1 DSGVO, die gegenüber Mietern, Eigentümern oder anderen Personen rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet nicht statt. Ebenso erfolgt keine Profilbildung zu Werbezwecken.

Maschinelle Auswertungen können fehlerbehaftet sein. Maßgeblich ist stets die Originalnachricht.

26. Cookies und Endgeräte-Zugriffe

Website. Auf hauschat.de setzen wir keine Cookies. Es sind weder Werbe- noch Tracking- oder Analyse-Dienste eingebunden; Schriften werden lokal ausgeliefert und nicht von Servern Dritter nachgeladen.

Chat auf der Website. Der Chatverlauf wird im sessionStorage Ihres Browsers abgelegt, damit der Chat funktioniert (Abschnitt 9). Das ist technisch notwendig; eine Einwilligung ist nach §25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG nicht erforderlich.

Web-App. In der Web-App HausChat wird ein technisch notwendiges Cookie gesetzt, das die Sitzung und damit die Anmeldung aufrechterhält. Hierfür ist nach §25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich. Auch in der Web-App setzen wir kein Tracking und keine Analyse-Dienste ein.

27. Aktualität dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn Änderungen unserer Leistungen, der eingesetzten Dienste oder der rechtlichen Rahmenbedingungen dies erfordern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Über wesentliche Änderungen – insbesondere die Einbeziehung neuer Empfänger oder neue Verarbeitungszwecke – informieren wir unsere Kunden vorab per E-Mail oder in der Web-App.

Stand: September 2026.